Organisationen, die das nicht erkennen und nutzen, reden weiterhin über kalten Kaffee.

Unsere Kommunikation wird vernetzter. Nicht nur im privaten Bereich tauschen wir uns über Soziale Netzwerke aus. Auch im beruflichen Kontext erwarten die Mitglieder einer Organisation aktuelle und für ihre Arbeit relevante Informationen. Über digitale Plattformen, sogenannten Intranets, die auf Wikis und Weblogs basieren, ist es möglich, diesen internen Austausch produktiv zu lenken und damit zum Wissensmanagement beizutragen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand.

Die Digitalisierung der Kommunikation hat die Art, wie wir miteinander in Kontakt treten und uns auszutauschen radikal verändert. Über das weltumspannende Internet können wir jederzeit über unterschiedliche Kanäle nahezu in Echtzeit Informationen teilen. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, bieten auch Organisationen neue Möglichkeiten zu einem dynamischen, transparenten Austausch von Informationen und für das Management von Wissen innerhalb ihrer Strukturen. Sie haben daher ein berechtigtes Interesse, das Netzwerk Internet zu nutzen, um einen Austausch ihrer Mitglieder zu begünstigen. Auf diesem Weg lässt sich das individuelle Wissen über eine zentrale organisationale Wissensbasis zusammenführen und sich eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit koordinieren.

Social-Software-Anwendungen wie Wikis und Weblogs dienen dabei als technologische Brücke zwischen dem Management von Wissen und der Kommunikation in Organisationen im digitalen Zeitalter. Dabei stellt die Einführung dieser Plattformen Organisationen vor spezifische Herausforderungen im Spannungsfeld der mit dem Web 2.0 implizit verbundenen Prinzipien von Transparenz und Offenheit und markiert ein Vorhaben, das die gesamte Organisation tangiert und transformiert. Inwiefern Interne Organisationskommunikation auf diesen Prozess Einfluss nehmen kann, war die zentrale Fragestellung meiner Master Thesis (hier als PDF) an der Donau-Universität Krems, die kürzlich mit dem Wissenschaftspreis des Österreichischen Public Relation Verbandes (PRVA e.V.) ausgezeichnet wurde.

Im Wesentlichen bauen die Erkenntnisse der Arbeit auf zwei Annahmen auf. Zum einen hat sich unsere Gesellschaft in den letzten Jahrzehnten zu einer Wissensgesellschaft entwickelt, in der der Faktor Arbeit zunehmend eine untergeordnete Rolle spielt. Wissen ist die Währung, die erfolgreiche von weniger erfolgreichen Organisationen unterscheidet, wobei sich der Vorsprung nicht allein auf technologische Fortschritte bezieht. Auch das Wissen um die Bedürfnisse von KundInnen und MitarbeiterInnen, das Wissen um den Sinn und Zweck von Prozessoptimierungen und eine authentische Unternehmenskultur tragen zum Erreichen von Organisationszielen bei. Zum anderen ergab sich über die Literaturrecherche eine Sicht auf Organisationen als kommunikative Netzwerke, innerhalb derer die ausschließliche Informationshoheit nicht mehr allein über eine Abteilung „Interne Kommunikation“ gesteuert werden kann. Es wurde deutlich, dass eine digitalisierte Wissensdokumentation und die Installation neuer Kommunikationstechnologien nicht ausreichen, um optimale Bedingungen für das Arbeiten in der Wissensgesellschaft herzustellen. Die empirische Untersuchung unternahm den Versuch, den aktuellen Stand der Thematik zu erfassen und mögliche Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Wissensmanagement über digitale Plattformen zu identifizieren.

Im Ergebnis kann gesagt werden, dass Social-Software-Anwendungen wie Wikis und Weblogs als Bestandteile von Intranets einen wichtigen Beitrag für das Wissensmanagement von Organisationen leisten.  Die Vorteile, die ihr Einsatz mit sich bringt, sind theoretisch beschrieben. Die Mehrheit der Befragten bestätigt davon abweichend jedoch ungenutzte Potentiale, da ihr Einsatz weniger nach strategischen Gesichtspunkten erfolgt. Es herrscht außerdem ein Bewusstsein darüber, dass Interne Kommunikation einen hohen Einfluss auf die Nutzung von Wikis und Weblogs hat. Aber auch hier äußern sich die ExpertInnen dahingehend, als dass die damit verbundenen Chancen und Möglichkeiten oft nicht erkannt werden. Diese Umstände erfordern ein Umdenken in Bezug auf das Selbstverständnis interner Kommunikation. Interne Kommunikation muss folglich die Chance bekommen, von einer Filtereinheit für einen abgesteckten Kanon an Informationsbereichen zu einem wichtigen Knotenpunkt im Beziehungsnetzwerk einer Organisation zu avancieren und damit aktiv zur Wissensarbeit beizutragen.

Einige Organisationen arbeiten bereits erfolgreich intern mit Social-Software-Anwendungen, in denen Wissensmanagement ein integraler Bestandteil ist. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind dabei ein strategisch abgestimmtes Vorgehen, eine offene, transparente Organisationskultur, die es zulässt, aus Fehlern lernen zu können, sowie eine Führung, die Wissenshoheiten zugunsten eines partizipativen Miteinanders aufgibt und selbst mit gutem Beispiel vorangeht.

Diese Erfolgsfaktoren lassen sich für für die Praxis zusammenstellen:

• Die Konzentration auf eine Social-Software-Plattform für Interne Kommunikation und Wissensmanagement verspricht die optimale Nutzung. Parallel genutzte Systeme sorgen für zu viel Streuung und erschweren die Orientierung.
• Die Organisationen, die diese Plattform personalisieren und Möglichkeit zur individuellen Anpassung einer Benutzeroberfläche geben, verzeichnen eine hohe Akzeptanz und Nutzung seitens der MitarbeiterInnen bzw. Mitglieder.
• Vor dem Start einer neuen Social-Software-Plattform ist es ratsam, ein Mindestmaß an Content bereitzustellen, damit die Orientierung leichter fällt und ein Anreiz geschaffen wird, das System zu nutzen.
• Für den langfristigen Erfolg muss dafür gesorgt sein, dass veraltete Informationen oder unnützer Content regelmäßig gelöscht werden. Übersichtlichkeit und eine leichte, schnelle Orientierung sind unabdingbar für eine rege Nutzung.
• Neben verbindlichen Regeln für alle NutzerInnen sollte die Kommunikation offen und transparent gestaltet sein.
• Alle MitarbeiterInnen bzw. Mitglieder einer Organisation beteiligen sich an der Nutzung. Dies gilt insbesondere für die Führungsebenen, die eine wichtige Vorbildfunktion erfüllen.

Und was hat der kalte Kaffee aus der Überschrift nun mit dem Thema zu tun?

In einem Experten-Interview stellte der Marketingleiter eines international tätigen Unternehmens den Vergleich des rege genutzten Intranets mit einer Cafeteria an. Auch dort geht es um Klatsch und Tratsch und neben dem Geburtstagskalender um die vielen kleinen Dinge des Alltags. Diese wirken  durchaus förderlich und betten die gesamte Kommunikation in einen sozialen Rahmen. In der „digitalen Cafeteria“ ist es darüber hinaus auch möglich, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Projektunterlagen abzulegen und mit KollegInnen in Filialen aus anderen Ländern zusammenzuarbeiten, da alle die Spielregeln kennen und sich aktiv im Intranet einbringen. Der für diese Organisation so wichtige Wissenstransfer findet beinahe automatisch statt und hat ebenso seine Berechtigung wie der aktuelle Speiseplan im Menüpunkt nebenan.

Die Autorin

Anja Beger MSc. arbeitet in Berlin als freiberufliche Kommunikationsberaterin und Copywriterin mit dem Schwerpunkt digitale Kommunikation und Social Media Recruiting für Unternehmen und Agenturen in ganz Deutschland. Im Universitätslehrgang „PR und Integrierte Kommunikation“ der Donau Universität Krems [heute „Strategische Kommunikation und PR“] hat sie sich berufsbegleitend professionalisiert und im Rahmen ihrer Master Thesis intensiv mit dem Stellenwert der internen Kommunikation auseinander gesetzt. Kontakt: anjabeger.de

Über das Masterstudium

Die berufsbegleitenden Masterlehrgänge in den neuen Fachrichtungen strategische und digitale Kommunikation (MSc) führt die DAPR als Kooperationspartner der Donau-Universität Krems am Standort Düsseldorf durch. Studienbeginn ist jeweils im Herbst. Alle Infos unter dapr.de/master.

Einblicke in den Studienalltag hat Anja Beger uns 2015 gegeben – hier im Blog.